Contabilización automática de facturas para cuentas por pagar de alto volumen
Centinela recibe facturas de proveedores, recupera o extrae sus datos, aplica reglas y prepara borradores para revisión en Odoo o el sistema acordado. Automatiza lo repetible sin saltarse la aprobación, la segregación de funciones ni el criterio contable.
Recepción
DIAN, correo, carpetas y archivos
Preparación
Proveedor, líneas, impuestos y referencias
Control
Duplicados, faltantes y coincidencias
Aprobación
Responsable antes de contabilizar o pagar
DE LA FACTURA RECIBIDA AL BORRADOR CONTABLE
Conecta la entrada documental con cuentas por pagar sin romper los controles
Centinela prepara la información entre la recepción y el ERP. La factura, el XML, los soportes y las validaciones permanecen relacionados para que el equipo revise antes del registro definitivo.
La entrada puede provenir de DIAN, correo, nubes, mensajería, archivos o repositorios autorizados.
01 · Facturas y soportes de proveedor
Documentos, datos y canales autorizados
DIAN
SharePoint
Google Drive
OneDrive
Microsoft 365
Telegram
WhatsApp
YouTube
Facebook
Excel
02 · Preparación y contraste
Se estructuran campos, líneas y referencias; se aplican reglas, duplicados y tratamiento de excepciones.
03 · Borrador y flujo de aprobación
La información se prepara en el destino viable y permanece sujeta a revisión, aprobación y política de pagos.
Siigo
Helisa
Alegra
Holded
Siesa
SAP
Odoo
Xubio
Loggro
Oracle NetSuite
QuickBooksLa integración depende del ERP, permisos, versión, reglas y calidad de origen. Mostrar una marca no implica afiliación ni conexión directa universal.
En cuentas por pagar, una factura mal preparada desplaza el problema hasta el cierre o el pago
Recepción sin control
Los documentos llegan a diferentes personas y no existe una bandeja común para verificar completitud.
Datos recapturados
Proveedor, líneas, impuestos y referencias se vuelven a digitar desde PDF, XML o anexos.
Órdenes y recepciones separadas
La factura puede avanzar sin relacionarse con la compra o recepción disponible.
Duplicados en el flujo
Reenvíos, canales múltiples o referencias incompletas pueden producir registros repetidos.
Clasificación sensible
Cuenta, producto, impuesto o centro de costo requieren reglas y criterio, no una decisión ciega.
Aprobación tardía
Las excepciones se descubren cuando tesorería necesita pagar o contabilidad debe cerrar.
Centinela prepara el borrador. Tu equipo valida la causación
La automatización reúne evidencia y reglas para que la revisión ocurra antes del registro definitivo, no después del cierre.
Recibe
Organiza factura, XML, PDF y soportes desde las fuentes autorizadas.
Prepara
Estructura proveedor, líneas, impuestos y referencias disponibles para el borrador.
Contrasta
Aplica reglas, posibles duplicados y relaciones con compra o recepción cuando existan.
Somete a control
Separa excepciones y deja la aprobación a los responsables definidos.
Automatizar la preparación no elimina la segregación de funciones
La empresa conserva responsables distintos para revisar, aprobar, contabilizar y pagar según su política.
Borrador verificable
La información se prepara antes de afectar definitivamente la contabilidad.
Soportes relacionados
Factura, XML y evidencia permanecen disponibles para revisión.
Reglas reproducibles
Los criterios repetitivos se aplican de forma consistente y auditables.
Excepciones con dueño
Cada caso incompleto o sensible llega al responsable correspondiente.
Cómo automatizar la contabilización de facturas sin perder control
Mapear recepción
Identificamos canales, documentos, compras, recepciones, responsables y sistema destino.
Definir reglas
Acordamos campos, duplicados, impuestos, referencias, excepciones y límites de automatización.
Preparar borradores
Centinela procesa una muestra y deja información lista para revisión en el flujo acordado.
Aprobar y mejorar
El equipo valida resultados, autoriza el registro y ajusta reglas con evidencia.
Qué debes comprobar antes de automatizar cuentas por pagar
Sigue una factura desde su recepción hasta el borrador y verifica cada soporte relacionado.
Comprueba qué reglas preparan líneas, impuestos y referencias y cuáles exigen intervención.
Revisa quién puede corregir, aprobar, contabilizar y autorizar el pago.
Operaciones que necesitan preparar facturas antes de aprobarlas
El valor aparece cuando el volumen y la variabilidad hacen inviable revisar todo al final. El alcance se diseña alrededor de controles existentes, no para eliminarlos.
- Múltiples canales de entrada
- Datos de cabecera y líneas
- Controles de duplicidad
- Excepciones por regla
- Borradores para aprobación
- Compañías y centros distintos
- Proveedores compartidos
- Políticas por entidad
- ERP o diarios separados
- Trazabilidad por empresa
- Fuentes por cliente
- Reglas diferenciadas
- Evidencia documental
- Revisión profesional
- Entrega al sistema acordado
Ninguna factura debería contabilizarse solo porque pudo leerse
Centinela prepara información y aplica reglas, pero una excepción sensible, una clasificación dudosa o una aprobación de pago conserva intervención humana. La automatización debe reforzar el control, no ocultarlo.
Preguntas frecuentes sobre contabilización automática de facturas
Alcance real para recepción, borradores, reglas, aprobaciones e integración con cuentas por pagar.
Responsable del contenido: BORNER, equipo contable y tecnológico. Fuentes de referencia: Factura electrónica — DIAN. Última revisión: 14 de agosto de 2026.
Evalúa una factura desde la recepción hasta el borrador
Revisaremos documentos, reglas, compras o recepciones disponibles, responsables y ERP. Verás qué puede prepararse automáticamente y dónde debe intervenir tu equipo.